一、工作理念

学部以“科学管理、服务至上”为主要理念，在行政管理工作中，服务是主题词，制度是先遣队，文化是生命力。

通过打造思想品德好、业务水平高、服务意识强、具有开拓创新思维的职业化行政服务团队。从师生的实际需求出发，以专业的素养，细致的服务，优质的保障助力学科发展与学部建设，服务好人才培养、科学研究、文化传承创新工作。

在科学治理管理目标驱动下，以学部事业发展为导向，建章立制、制度先行、有章必依、与时俱进，建立公开、公平、公正的运转环境，营造“守规矩、讲道理、识大体”的文化氛围。

以管理制度化为起点，向制度流程化，流程图示化，过程信息化延伸。建立清晰的业务流程，简洁的图表示意，辅以信息化手段促进管理与服务过程的规范、有序与高效。

 

二、工作举措

1 建立分享小组，促进行政团队能力提升

从2018年起，建立行政团队分享小组，不定期开展政策解读、办公软件、沟通技巧、岗位职责、工作经验、情景模拟等各类内容的分享交流，共计开展分享活动百余次，受众2000余人次。有效加强了行政人员的服务意识，建立了数据思维，提升了工作技能，提高了工作效率。

 

图 | 行政人员ShareGroup分享活动

 

2 从小处微处着手，建立服务规范要求

强调行政岗位的服务宗旨，以有效服务师生工作学习为目标，服务规范要求落到细微处。如要求传达学校文件时需读懂弄通，有针对性地进行通知发送，从阅读对象的角度出发撰写易读易懂的摘要信息。强调微信、电话、短信、面谈、邮件等不同沟通渠道的特点与利弊，要求根据沟通的特点和目标需求采用合适的沟通渠道。

 

3 延伸服务内容，减轻师生事务性负担

努力扩大服务范畴，力行将师生从繁杂的事务性工作中解放出来，保障教学科研和学习的精力投入。针对学部空间分散的现实困难，为缓解师生业务办理过程中跑路问题，先后探索了“楼宇中转员”“财务秘书驻点”“资产秘书驻点”等措施。财务报销推行送单服务，由学部财务秘书负责为师生向学校财经处等管理部门递送单据，解决财务报销最后500米问题。学部统一为教师缴纳办公电话费用支出，保障教职工基本办公需要。

 

4 建立信息化管理平台，提升工作效能

学部先后开发了一系列信息化管理平台。科研管理系统保障了数据信息的及时性与有效性，避免教师重复填表压力。会议室预约系统从线下预定转向线上预约，促进了会议室使用的开放性与便捷性。通讯录系统拓展了更为便捷的联络渠道，便于教师间的及时沟通与业务办理。财务管理系统线上审批、精准把控，提高了过程管理效率，提升了经费管理效果。

 

图 | 科研管理系统登录界面

 

图 | 会议室预约系统、通讯录系统

 

5 全面开展基础设施建设，营造舒适办公环境

针对学部空间分散、部分办公空间老旧、部分楼宇功能不适合开展实验等现实困难，历时4年多时间，为生地楼安装外挂电梯，解决了师生通行和仪器设备搬运困难。先后对京师大厦、励耘学苑、57号楼、生地楼、气象园、京师科技大厦、科技楼等多处空间进行装修改造，改善了师生办公学习环境，也为学部内部空间调整奠定了重要基础。

 

图 | 励耘学苑装修前后

 

图 | 57号楼装修前后

 

图 | 生地楼楼道

 

图 | 生地楼电梯安装&生地楼气象园

 

图 | 京师科技大厦装修前后

 

6 逐步健全规章制度体系，行事有据可依

自学部成立以来，陆续出台管理制度文件61项，其中财务管理制度5项，资产管理制度1项，采购管理制度1项，人力资源管理制度8项，教学管理制度26项，科研管理制度3项，行政事务管理制度9项，党建工作制度4项，其他工作制度4项。有效落实了以制度规范管理工作的管理理念，做到有据可依、有据必依。

 

三、工作成果

在行政管理团队的共同努力下，打造了一支业务精湛、甘于服务、勇于担当的行政队伍，在学校组织的“第三届青年管理干部岗位技能竞赛”中获得7个一等奖，7个二等奖的优异成绩，获一等奖人数占全校的35%，并获得全校唯一一个最佳组织奖。

基础建设卓见成效，师生办公环境焕然一新，空间调整逐步到位，基本实现二级单位教师在同一楼宇办公的预期目标，师生工作和学习环境得到有效改善。一批大型仪器设备高效运转，有效保障国家重点实验室科研活动，助力高端科研平台的运行建设。

图 | 实验室内部环境

 

信息化平台日益扩充，信息化水平不断攀升，有力提升了各项工作的办事效率，减缓了教师多头采集数据、重复填表的工作压力。制度建设日趋完善，流程规范愈发科学，形成了求高效、见实效的管理文化。

探索行政岗位“三化”建设，力求岗位职责标准化、业务工作流程化、服务事项图示化，在部分岗位试点先行，形成面向岗位要求的岗位说明书、面向业务工作的工作流程图、面向师生的办事示意图。

 

四、未来工作展望

行政工作内容繁杂，事项众多，作为各类业务工作的服务支撑，作为为师生服务的主要窗口，作为学部发展和学科建设的保障力量具有重要作用，需要细致、专注、全面地开展工作，需要不断发现掣肘、总结经验教训、持续优化改进。

未来学部行政管理将秉持“服务至上”的原则，善于发现师生实际困难，科学谋划解决方案，进一步优化工作流程，切实扩大服务内容，全面推行信息化建设，努力为广大师生打造安心、舒心、顺心、省心的工作与学习环境。